Missions > Nouvelle procédure

Rappel de la procédure :

Les missions vont être traitées par Geneviève Chiali - genevieve.chiali univ-lr.fr - Poste : 87 24 dont le bureau est situé au pôle Sciences.

Rappelons le délais de traitement des demandes :

  • national : 10 jours
  • international : 4 semaines
La gestion des hors délais se fera dorénavant au cas par cas en accord avec la direction.

Il est indispensable de suivre la procédure suivante :

Étape 1 : Demande de devis auprès de Selectour

Depuis le 1er avril 2011, le marché lié à la gestion des missions de l’ULR a été attribué à la société Selectour. Tout déplacement en train et/ou en avion doivent faire l’objet d’un devis dont la demande est effectuée par le missionnaire .

Nous dépendons de l’agence de Montélimar dont les coordonnées sont les suivantes :

Étape 2 : Demande de mission via l’application

Afin de mettre en route le processus de gestion de votre mission, votre demande doit être prise en compte en renseignant l’application mission disponible à l’adresse suivante : http://l3i.univ-larochelle.fr/mission

Cette application requiert :

  • Le devis obtenu auprès de Selectour
  • La justification de la mission
  • Le détail du cheminement suivi par le missionnaire pour la réalisation de la mission
  • Le projet auquel se rattache la mission

Étape 3 : Avis du responsable de la ligne

En fonction du projet auquel est rattachée la mission, un e-mail est envoyé au responsable de la ligne afin qu’il donne un avis favorable/défavorable. Un mail est envoyé au missionnaire pour signaler la décision.

Étape 4 : Validation par la direction

La mission est validée ou non en fonction de l’avis du responsable de la ligne et de contraintes budgétaires ou stratégiques.

Étape 5 : Traitement par le gestionnaire

Le gestionnaire administratif, actuellement Geneviève Chiali , se charge d’émettre :

  • L’ordre de mission
  • Le bon de commande
  • Les billets
NB : L’ordre de mission nécessite la signature :
  • De la direction en cas de mission en France
  • Du président en cas de mission à l’étranger (c’est principalement cette contrainte qui justifie le temps nécessaire au traitement des missions à l’étranger).

Étape 6 : Réception des billets

Dès que les billets sont disponibles, le missionnaire en est averti.

Étape 7 : Exécution de la mission

Le missionnaire exécute la mission dans le cadre de ce qui était prévu par l’ordre de mission.

Étape 8 : État de frais

Après sa mission, le missionnaire doit fournir tous les justificatifs de dépenses au gestionnaire de manière à ce qu’il puisse émettre l’état de frais.

Note de frais

Étape 9 : Clôture de la mission

Après signature de l’état de frais par le missionnaire et la direction, la mission est close.

Le processus est résumé dans le schéma ci-dessous :

Schéma fonctionnement des missions
publie le mercredi 9 avril 2014