Missions > Nouvelle procédure
Rappel de la procédure :
Les missions vont être traitées par Geneviève Chiali - genevieve.chiali univ-lr.fr - Poste : 87 24 dont le bureau est situé au pôle Sciences.
Rappelons le délais de traitement des demandes :
- national : 10 jours
- international : 4 semaines
Il est indispensable de suivre la procédure suivante :
Étape 1 : Demande de devis auprès de Selectour
Depuis le 1er avril 2011, le marché lié à la gestion des missions de l’ULR a été attribué à la société Selectour. Tout déplacement en train et/ou en avion doivent faire l’objet d’un devis dont la demande est effectuée par le missionnaire .
Nous dépendons de l’agence de Montélimar dont les coordonnées sont les suivantes :
- N° de tél. : 04.75.01.40.86
- N° de fax : 04.75.51.34.88
- Mail : affaires.mnv-montelimar@selectouraf...
Étape 2 : Demande de mission via l’application
Afin de mettre en route le processus de gestion de votre mission, votre demande doit être prise en compte en renseignant l’application mission disponible à l’adresse suivante : http://l3i.univ-larochelle.fr/mission
Cette application requiert :
- Le devis obtenu auprès de Selectour
- La justification de la mission
- Le détail du cheminement suivi par le missionnaire pour la réalisation de la mission
- Le projet auquel se rattache la mission
Étape 3 : Avis du responsable de la ligne
En fonction du projet auquel est rattachée la mission, un e-mail est envoyé au responsable de la ligne afin qu’il donne un avis favorable/défavorable. Un mail est envoyé au missionnaire pour signaler la décision.
Étape 4 : Validation par la direction
La mission est validée ou non en fonction de l’avis du responsable de la ligne et de contraintes budgétaires ou stratégiques.
Étape 5 : Traitement par le gestionnaire
Le gestionnaire administratif, actuellement Geneviève Chiali , se charge d’émettre :
- L’ordre de mission
- Le bon de commande
- Les billets
- De la direction en cas de mission en France
- Du président en cas de mission à l’étranger (c’est principalement cette contrainte qui justifie le temps nécessaire au traitement des missions à l’étranger).
Étape 6 : Réception des billets
Dès que les billets sont disponibles, le missionnaire en est averti.
Étape 7 : Exécution de la mission
Le missionnaire exécute la mission dans le cadre de ce qui était prévu par l’ordre de mission.
Étape 8 : État de frais
Après sa mission, le missionnaire doit fournir tous les justificatifs de dépenses au gestionnaire de manière à ce qu’il puisse émettre l’état de frais.
- Note de frais
Étape 9 : Clôture de la mission
Après signature de l’état de frais par le missionnaire et la direction, la mission est close.
Le processus est résumé dans le schéma ci-dessous :
- Schéma fonctionnement des missions
